Communiceren bij een verandering, hoe doe je dat?
Communiceren bij een verandering, hoe doe je dat?
Auteur: Walter Linseele
Ieder bedrijf of organisatie heeft regelmatig te maken met kleine of grotere veranderingen.
Het invoeren van een andere manier van werken of een nieuw computerprogramma, het samenvoegen van teams of afdelingen, de verhuizing naar een ander gebouw …
Over die veranderingen en het project daarvoor wordt dikwijls uitgebreid gecommuniceerd. Maar is die communicatie wel altijd ondersteunend aan de verandering?
Hierna enkele tips om je communicatie bij veranderingen nog beter te maken:
(1) Begin bij je middelmanagement
Als je je afdelings- of teamleiders enz. niet kan meekrijgen in de verandering hoe denk je dan hun medewerkers mee te krijgen?
Laat directie of hoger management aan hun middelmanagers commitment aan de verandering vragen. Laat ze expliciet de vraag stellen.
(2) Ondersteun je middelmanagement in de communicatie naar hun medewerkers. Geef hen duidelijke kernboodschappen over de verandering mee en bezorg hun kant en klare communicatietools: v.b. een presentatie over de verandering, teksten voor nieuwsbrieven, … Hierdoor zorg je trouwens ook voor eenvormigheid in je communicatie.
(3) Ken en betrek je informele leiders
Vele teams hebben naast de eigenlijke manager ook een informele leider. Wie is dat? Naar wie luistert de rest van het team? Betrek deze op een of andere positieve manier bij de verandering. Betrek ze b.v. in een verander(sub)team.
(4) Ga niet te snel!
Goede en zorgvuldige communicatie vergt analyse en voorbereiding. Neem hier de tijd voor. Slechte communicatie kan voor weerstand en dus vertraging in je veranderingsproject zorgen. Dus vertraag in het begin om later te kunnen versnellen.
(5) Maak een overzicht van de doelgroepen waaraan je wil/moet communiceren. Vermoedelijk zal er enige nuance of zelfs grote verschillen zitten in hoe je naar elk van deze doelgroepen best communiceert. Bepaal dus vooraf goed aan wie je wat wanneer wil communiceren.
(6) Een beeld zegt meer dan 1000 woorden. We leven in een beeldcultuur. Zorg ervoor dat communicatie over je de verandering aantrekkelijk en aangepast is voor de betrokken doelgroep. Lange geschreven artikels zijn niet (altijd) nodig. Gebruik waar het kan tekeningen, foto’s, infographics of zelfs korte video’s. Het is beter met vele kleine visuele communicatie-momenten over je verandering te werken dan met één of enkele grote presentaties.
(7) Gebruik de bestaande kanalen
Probeer maximaal gebruik te maken van bestaande kanalen zoals werkoverleggen, teamvergaderingen, intranet, de normale interne nieuwsbrieven. Het kost tijd om nieuwe kanalen succesvol te maken, dus als het kan geen extra serie nieuwsbrieven over je verandering.
(8) Je communiceert altijd, zelfs als je niet communiceert. Bepaalde mensen of teams al dan niet betrekken in het eigenlijke verander-projectteam, de vakbonden al dan niet betrekken, waar je begint met de veranderingen, … Dergelijke zaken bepalen mee het beeld dat je medewerkers hebben over het veranderproject. Hou daar rekening mee.
Mimer helpt je graag bij het uitwerken van de communicatie rond de geplande verandering binnen jouw bedrijf of organisatie.
Zin om kennis te maken met onze expertise? Laat het ons weten.
