Hoe meer je werkt, hoe minder je realiseert

Auteur: Walter Linseele

Ik ga nu niet beginnen zeuren over goede voornemens en zo, maar het is een feit, het begin van een nieuw jaar is van oudsher hét moment om eens stil te staan bij wat je doet, bij je leven, bij je bedrijf of team. 

Daarom ga ik in 2021 van start met het delen van twee bevindingen die onze kijk op "druk bezig zijn" nuanceren. 

Wat hier volgt, lijkt misschien contra-intuïtief, maar het is het resultaat van gedegen wetenschappelijk onderzoek. 

De wet van Brooks 

Deze wet stelt dat het inzetten van meer menskracht op een softwareproject dat al te laat is (of dreigt te worden), ertoe zal leiden dat het project alleen nog maar meer vertraging krijgt. 

Waarom doet dit fenomeen zich voor? Hoe komt dat? 

Wanneer kersverse projectleden op een softwareproject worden gezet, kunnen de aanwezige ontwikkelaars hun normale werk niet meer doen. 

• Ze moeten de nieuwe mensen inwijden en begeleiden en hebben daarom minder tijd voor het echte werk.
• Daarnaast duurt het lang eer de nieuwkomers echt volledig nuttig meedraaien in het project. 
• Tenslotte zullen nieuwkomers meer fouten maken door hun lagere ervaring in het project waardoor ook weer energie van het normale ontwikkelwerk wordt weggenomen.

Meer medewerkers betekent ook dat de (nood aan) communicatietijd verhoogt. Met hoe meer je bent, hoe meer contact en communicatie er nodig zal zijn. 

In onderstaande grafiek zie je bijvoorbeeld het volgende: 

• 5 medewerkers hebben 10 contacten onderling
• bij 7 medewerkers zijn dit 21 contacten 

Twee medewerkers meer zorgen dus voor dubbel zoveel contacten! 
Toch zijn deze contacten nodig om het werk goed te kunnen uitvoeren. 

Conclusie: 

De vraag die bij me opkomt is: Geldt deze wet alleen bij software-projecten? 

Ik denk het niet. Mijn ervaring heeft me geleerd dat ook in andere, complexe, projecten deze wetmatigheid telt. 

Het is dus belangrijk vanaf het begin voldoende resources in te zetten. Maak een reële schatting van wat je nodig hebt om later geen vertraging op te lopen! 

Laat ons nu even verder inzoomen op het projectwerk dat individuele medewerkers of wijzelf, verrichten: 

Het onderzoek van Clark en Wheelwright 

Zij hebben de relatie tussen de productiviteit van een engineer met het aantal project waaraan hij tegelijkertijd deelneemt, onderzocht en hun gevonden verband staat in mijn grafiek. 

Ieder heeft waarschijnlijk heel wat projecten op zijn to-do lijst. 

Maar wist je dat, naarmate het aantal projecten waaraan je werkt toeneemt, het langer zal duren om deze projecten af te werken? 

De grafiek hieronder laat het zien:
 als je aan 2 projecten werkt ligt je toegevoegde waarde (de tijd waarin je echt waardevol werk verricht) het hoogst. Deze ligt dan rond de 80 %. Werk je aan 5 projecten tegelijk, dan ligt de toegevoegde waarde amper nog op 30%! 

Welke verklaring is er hiervoor? 

De grote dooddoener zijn de omstelverliezen. 
Ook al zijn wij geen machines die omsteltijd nodig hebben, toch hebben wij tijd nodig om mentaal afscheid te nemen van het ene project en volledig gefocust te zijn bij het andere. 

 Hallucinant hé. 

Zeker gezien ik er zeker van ben dat we allemaal aan meer dan 2 projecten werken! 

Conclusie: 

Is het echt wel nodig dat we aan zo veel projecten tegelijkertijd bezig zijn? 

Stel nu dat we voor het jaar 2021 8 projecten willen/moeten uitvoeren. Op zich geen probleem. Maar we hoeven ze toch niet allemaal tegelijkertijd uit te voeren? 

Start 2 projecten op en concentreer je daar maximaal op. Eénmaal een project is afgewerkt kan je aan het volgende beginnen enz. Je zal zien dat al je projecten vlugger zullen klaar zijn. 

En er is nog een bonus ook: je kan maanden vroeger dan in het verleden de vruchten van het afgewerkt project plukken. 

Uit beide bevindingen kan ik maar één conclusie trekken: hoe meer je werkt, hoe minder je realiseert. 

Maar …  met wat slimmer werken kunnen heel wat resources (mensen, tijd en geld) worden uitgespaard en/of beter benut worden. 



 

Wil je eens vrijblijvend van gedachten wisselen over hoe jij het gebruik van je resources in of buiten projecten kan optimaliseren?
Laat het ons weten.