Meer doen met hetzelfde aantal mensen? Neem je ondersteunende diensten eens onder de loep!

Auteur: Walter Linseele

Meer doen met hetzelfde aantal mensen, dat klinkt menig manager of bedrijfsleider als muziek in de oren. Wie wil dat nu niet? 

Maar hoe begin je daaraan? 

Het is niet zo’n goed idee om blindweg wat in je personeelsbestand te gaan snoeien. 
Het is evenmin een goed idee om een bepaalde dienst of bepaalde mensen te gaan overbelasten met werk. 

Hoe pak je dat wel goed aan?

Mimer werkt al geruime tijd met een methode - de Afdelingseffectiviteit Tool (AET) - die zichtbaar maakt:

-      waar het mogelijk is te besparen in werktijd en

-      waar de geleverde diensten meer kunnen beantwoorden aan de klantennoden. 

Wij gaan op zoek naar de waarde die een dienst/product heeft in de ogen van zijn klanten en toetsen die aan de huidige kost ervan.

Wij gaan dus eerst voor effectiviteit: doen we de juiste dingen in de ogen van onze klanten?

Pas in een volgende stap duiken we in de efficiëntie: doen we dit met zo weinig mogelijk middelen?
 

Deze methode is uitstekend geschikt voor de doorlichting van ondersteunende diensten in een bedrijf, zoals bijvoorbeeld de klantenhelpdesk. Ze biedt je als bedrijf of organisatie de mogelijkheid om meer te doen met hetzelfde aantal mensen, zowel voor  je klanten als voor je interne klanten. 

Mooi meegenomen in een tijd waar goede medewerkers moeilijk te vinden zijn. 

Hoe werkt deze methode? 

Stap 1: Oplijsten van alle diensten/producten die door de afdeling worden geleverd en hoeveel resources dit verbruikt per dienst/product; 

Stap 2: Afchecken of deze diensten wel passen binnen de opdracht van de afdeling; 

Stap 3: Scoren van de dienst door de klant(en) op belangrijkheid en hoeverre deze beantwoordt aan de klantenverwachtingen; 

Stap 4: Afzetten van alle verzamelde gegevens tegenover elkaar; 

Stap 5: managementbeslissingen over wat er verder moet gebeuren:
                       Diensten/producten die: 

• Niet passen binnen de opdracht van de afdeling: opdoeken of verplaatsen in de organisatie; 
• Onbelangrijk zijn voor de klant: er mee stoppen; 
• Niet zo belangrijk zijn maar toch relatief veel resources verbruiken: met minder inspanningen uitvoeren; 
• Heel belangrijk zijn voor de klant maar eigenlijk qua kwaliteit niet goed worden beoordeeld: verbeteren. 

En wat levert ze op? 

Wij zien in de bedrijven waar wij deze methode hebben toegepast dat er ruimte vrij komt om bepaalde zaken meer te doen of bijkomende diensten/producten te leveren. 

En als daarna nog eens met een efficiëntie-bril naar het produceren van de diensten/producten wordt gekeken, ben je zeker dat je afdeling echt toegevoegde waarde levert aan je (interne) klant aan een zo laag mogelijke kostprijs.


Wil je weten of deze aanpak werkt voor jouw afdeling(en)?
Laat het ons weten en ga het gesprek aan met ons.