Vergaderitis bestaat echt

Vergaderitis bestaat echt 

Auteur: Leni Borde

 

“How about if we skip these meetings and start doing some work?” 

 

Deze gedachte popte vast al eens op in je hoofd toen je op weg was naar de zoveelste vergadering. 

 

Om maar te zeggen dat vergaderingen - hoe belangrijk ook als managementinstrument - te vaak hun doel missen, als ze er al een hebben. 

 

Daar draait vergaderitis immers om: de neiging om voortdurend en inefficiënt bijeen te komen. 

Dit woord bestaat dus echt! 

 

Deze valkuilen rond vergaderen zijn je vast niet vreemd

 

(1) Denk aan de vergadering in jouw agenda die met vaste regelmaat met dezelfde mensen staat ingepland, wekelijks bijvoorbeeld. Goed bedoeld, dat zeker, maar heb je ook echt elke week iets te bespreken of voelt het na een tijd afgezaagd? 

 

(2) Denk aan die vergaderingen waarin je je afvraagt wat je er eigenlijk zit te doen. 

Het onderwerp is niet rechtstreeks voor jou van belang, de betrokkenheid van de andere deelnemers smelt weg achter hun laptop of je stelt vast dat niemand deze vergadering op een goede manier heeft voorbereid. 

Waren de agendapunten op voorhand wel vastgesteld? Zijn de relevante documenten tijdig doorgegeven? Of besluipt jou wel vaker het vervelende gevoel van tijdsverlies... 

 

(3) Denk ook aan die vergaderingen waarbij niemand het voorzitterschap in handen heeft, het procedureluik van de vergadering. Mensen laten elkaar niet uitspreken, gsm’s blijven gewoon afgaan, de timing wordt niet onder controle gehouden en we wijken inhoudelijk af. 

Goede afspraken maken echter goede vrienden, en dat is voor vergaderingen niet anders. 

 

(4) Tenslotte, denk aan die vergaderingen waarvan het verslag niet of veel te laat in je mailbox belandt. Je investering in vergaderen leverde dan wel bruikbare acties op, de opvolging ervan is minstens even belangrijk. 

Of wacht eens, was de rol van verslagnemer wel aan iemand toebedeeld? 

 

En dan zijn er nog verschillende cijfers die circuleren over wat vergaderen echt zou kosten aan een onderneming. De salariskosten zijn één ding, het rendement een ander. 

 

In ieder geval blijft vergaderen een noodzaak en is goed vergaderen écht werken. Het komt er vooral op aan je vergadercultuur op punt te krijgen. 

Mimer heeft een methodiek uitgewerkt om de vergadercultuur in jouw bedrijf of organisatie aan te scherpen.

Via een kort assesment van je huidige vergadering(en) en het samen bepalen wat je eigenlijk uit je vergadering(en) wil halen, doen we heel concrete voorstellen om jouw vergadercultuur tip top in orde te maken. 

Ben je klaar voor onze doorlichting? Zin om effectiever en efficiënter dan vandaag te vergaderen?

Jouw Mimer team

Walter Linseele

Doelgerichte organisatie-veranderaar. Helpt bedrijven en organisaties bij het succesvol uitvoeren van veranderingen zodat iedereen er beter van wordt.
Volg Walter op Linkedin

Leni Borde

Doelgerichte organisatie-veranderaar. Laat mensen, teams en leidinggevenden samenwerken én tacklet conflicten die daarin kunnen ontstaan.

Volg Leni op Linkedin 

Deze insights rechtstreeks in je mailbox ontvangen?

Meld je aan voor onze maandelijkse Inspiratie Sprokkels en ontvang daarbij ook ons e-book "5 uitdagingen voor bedrijfsleiders & managers en 5 tips om ze aan te pakken".